Als je ergens kunt spreken, wordt er altijd een maximale tijd aangegeven. Als je deel uitmaakt van een groter (congres)programma is het belangrijk dat je je aan die tijd houdt. Dit artikel helpt je bij het timen van je presentatie en reikt je handige trucs aan om op andere manieren je verhaal in het programma kwijt te kunnen.
Je krijgt een verzoek om te spreken over jouw specialisme en wilt zoveel mogelijk van je kennis met je publiek delen. Hoe krijg je dat hele verhaal in 20 minuten? Proppen en lekker snel praten. Zo hopen veel sprekers hun doel te bereiken. En dan nog kan het gebeuren dat ze tijdens het houden van hun verhaal sheets moeten doorklikken omdat ze met een schuin oog op de klok zien de tijd dringt. Herkenbaar?
Als je merkt dat die 20 minuten onvoldoende zijn, stel je dan je doel bij en kort je de presentatie sterk in? Wacht daar nog even mee, want er zijn gelukkig meer manieren om je doel te bereiken. In dit artikel geef ik je omwegen, besparingsmethoden en trucjes om in minder tijd, meer te bereiken. Maar eerst moet je weten hoeveel tijd je idealiter nodig hebt. Dat doe je als volgt:
- Schets je ideale presentatie
Beschrijf welke inhoudelijke stappen je in de presentatie moet gaan zetten om je doel te bereiken. - Koppel aan elke stap de benodigde tijd
Vergeet de inleiding en afronding niet. Ga ervan uit dat dit bij elkaar maximaal 20% van je presentatie mag zijn. - Oefen de presentatie
Om er achter te komen of de inschatting van je tijden klopt, moet je oefenen. Vertel het verhaal en neem op hoeveel tijd het je kost. Het is handig om de tijd per blokje te noteren. - Neem voldoende marge voor uitloop
Ga er altijd vanuit dat je op het podium meer tijd nodig gaat hebben. Een presentatie van 20 minuten mag bij het oefenen niet meer dan 18 minuten duren. Hou een marge van minimaal 10% aan. Als je het je publiek uitnodigt om tussentijds ook vragen te stellen, hou dan een marge van minimaal 25% aan.
Dus als je het inhoudelijke verhaal, de ‘body’ van je presentatie, in 15 minuten vertelt, dan wordt de rekensom als volgt:
Body (15 minuten) + Inleiding en afsluiting (3 minuten) = 18 minuten Uitloopmarge van 10%: totaal 20 minuten.
Als jou maar 15 minuten gegeven is, dan is dit het moment waarop je je realiseert dat je ambitie in de gegeven omstandigheden te hoog gegrepen is. Time to kill your darlings? Wacht nog heel even….
Benut de mogelijkheden rondom je presentatie
Bewaar deze uitgebreide versie in ieder geval. Je hebt dan een mooie opzet voor een langere presentatie die je een andere keer kunt geven. Voordat je gaat schrappen: er zijn meer wegen die naar Rome leiden:
- Vraag meer spreektijd. Je hebt met dit verhaal goede argumenten in handen.
- Laat jezelf aankondigen door de dagvoorzitter, waardoor je inleiding korter kan.
- Laat op de website waar je als spreker staat aangekondigd een link plaatsen naar je linkedin profiel of je website.
- Deel informatie over je organisatie of bedrijf uit op een handout.
- Maak een mooie flyer met extra voorbeelden of een lijst met handige tools.
- Bemachtig een rol in een panel waar je een deel van standpunten kunt toelichten.
- Vraag om een aanvullende workshop of deelsessie.
- Splits je verhaal in twee delen en laat je inroosteren op een dubbele sessie.
- Lok de mensen naar een internetsite waar meer informatie of een incentive op te vinden is.
Je hebt nu alles gedaan om het onderste uit de kan te halen. Met die kennis stel je je ambitie bij en schrap je onderdelen om tot de kern te komen. Het is helemaal niet erg om het eenvoudig te houden. Sterker nog: dat is zelfs veel beter. Je kunt beter een eenvoudige boodschap uitgebreid toelichten en die echt over laten komen, dan niet kiezen en te veel vertellen, waardoor er uiteindelijk ook niets bij je publiek blijft hangen.