Naast het geven van een presentatie, word je soms ook gevraagd voor een ander plenair onderdeel van een bijeenkomst, zoals een interview, paneldiscussie of forum. In deze blog loop ik langs een aantal gespreksvormen: wat ze inhouden, wanneer dit al dan niet interessant voor je is en wat het van je vraagt.

Paneldiscussie

In een paneldiscussie bespreekt een aantal panelleden een stelling of vraag ten overstaan van een publiek, dat er vaak ook bij betrokken wordt. In het panel zitten experts en betrokkenen. Jouw deelname heeft alleen zin als het onderwerp zowel de sprekers als het publiek uitdaagt en belangrijk genoeg is om er een half uur over te debatteren. Daarnaast moet jij er als expert iets over kunnen zeggen dat er wezenlijk toe doet, iets dat jouw aanwezigheid vanzelfsprekend maakt.

Ook van belang: wie zijn de overige panelleden. Zie je daarin waardige opponenten? Of zit je tussen derderangs garnituur waar je niet mee geassocieerd wilt worden? En hoeveel mensen zitten er in het panel. De organisatie wil vaak te veel mensen in een panel plaatsen met de gedachte dat het voor de zaal van toegevoegde waarde is, omdat er belangrijke mensen zijn die niet gepasseerd mogen worden of omdat sponsoren een plek opeisen. Wanneer er meer dan vier mensen deelnemen kan het publiek de verschillende achtergronden, belangen en standpunten niet meer verwerken. Het gevaar bestaat dat jij niet uit de verf komt of dat de tijd die je krijgt te kort is om jouw inzicht goed te verwoorden. Deel de geplande lengte van de discussie door het aantal deelnemers plus 1 (de voorzitter). Is dat zeker voldoende?

Volg deze checklist:

  • Heb je meerwaarde?
  • Zijn de andere panelleden aansprekend?
  • Verwacht je genoeg tijd te krijgen?

Alleen als je drie keer ‘ja’ zegt, heeft het zin. Bereid het dan heel goed voor. Zorg voor een goed betoog in reactie op de stelling dat direct tot de kern komt en lekker pittig is. Je hebt geen tijd voor opwarmertjes, je moet direct scoren. Stop bewust een ‘trigger’ in je betoog, , bijvoorbeeld een prikkelende eigen stelling, die nieuwe vragen oproept die jij kunt gebruiken als voorzetje. Zo bepaal jij de lijn van het panelgesprek.

Charlot vroeg mij hoe ze zich het beste voor kon bereiden op haar rol in het panel. Ze maakte zich zorgen of ze ter plekke wel overtuigend genoeg kon zijn en was bezorgd dat er misschien aanvallen of vragen haar kant op zouden komen die ze niet kon beantwoorden. 

Deskundigen benaderen zo’n panel meestal passief: wat wilt u van mij weten? Maar ik raad iedereen aan om eerst zelf te bedenken wat je kwijt wilt, hoe je je wilt positioneren. Daarom heb ik haar allereerst gevraagd wat ze als kernboodschap in het panel wilde inbrengen. Wat wil je bereiken door je inzet in dit programmaonderdeel? En wat wil de organisatie ermee bereiken? Zoek dan naar een win-win.

Ik heb Charlot toen aangeraden om persoonlijk contact te leggen met de dagvoorzitter. Dat kan via de congresorganisatie, maar ook gewoon rechtstreeks via LinkedIn of e-mail. Even contact leggen en zeggen dat je graag de onderlinge verwachtingen door zou willen spreken doet echt wonderen.

In Charlots geval kon zijn haar doelen concreet onder de aandacht brengen van de dagvoorzitter. Die had zich nog niet echt voorbereid en Charlots vragen waren bijzonder welkom. Hierdoor kon Charlot ook invloed uitoefenen over de opzet van het panel. Tijdens de bijeenkomst gaf de dagvoorzitter Charlot goed de ruimte om haar punt te maken. Ze was ontspannen en voelde zich op haar gemak. In die situatie geef je natuurlijk ook de beste performance. Na afloop keek ze heel tevreden terug op haar bijdrage aan het panel. Ze kwam er veel professioneler uit naar voren dan haar mede-panelleden.

Lagerhuis discussie

Dit is een gespreksvorm waarbij het publiek de hoofdrol speelt in de discussie. Jij wordt dan gevraagd wordt om de centrale stelling te poneren. De zaal verdeelt zich vervolgens in voor- en tegenstanders, die tegenover elkaar plaats nemen. Vaak krijg je ook de gelegenheid om jouw stelling van een toelichtende inleiding te voorzien die je eindigt met een heldere en eenduidige stelling waarover de zaal in discussie gaat. Dat is echt een geweldige gelegenheid om een waaier aan argumenten te horen en te polsen hoe het publiek over jouw standpunt denkt. Een kans om aan te grijpen.

Soms wordt je tijdens de discussie om extra informatie gevraagd maar je rol in de discussie is eerder luisteren dan actief deelnemen. Aan de discussie is een vaste eindtijd verbonden. Je zult dan ongetwijfeld weer even het woord krijgen. Omdat je van tevoren niet weet wat de uitkomst van de discussie zal zijn, moet je jouw afsluiting zó voorbereiden dat je voor alle gevallen een passend slotwoord hebt

Forumgesprek

In deze opzet is een forum van experts aanwezig aan wie het publiek vragen mag stellen. de leden zitten doorgaans naast elkaar achter een tafel. Zij zijn in dit geval geen opponenten maar vullen elkaar inhoudelijk aan. Het kan zeker interessant om hier aan deel te nemen als je zeker weet dat je de materie uitstekend beheerst of op tenminste een belangrijk deelgebied daarvan een expert bent. Als je bij het onderwerp niet op alle vragen een antwoord hebt, moet je niet in een forum gaan zitten.

Vissenkom

In het midden van de zaal staat een ronde tafel met 7 stoelen. Daaromheen zit het publiek. Eén stoel wordt bezet door de gespreksleider en drie door deskundigen, waaronder jij. De drie andere stoelen kunnen ingenomen worden door mensen uit het publiek. Ze mogen daar plaats nemen en éen vraag stellen. Als het antwoord gegeven is gaan ze terug naar hun plek en kan iemand anders uit de zaal die plek innemen. Dit is een mooie gespreksvorm en een goed alternatief voor een forumgesprek.

Het is soms wel lastig om het publiek goed bij de les te houden, omdat de deelnemers deels met hun rug naar het publiek zitten. De gespreksleader moet ervoor zorgen dat het publiek regelmatig aangesproken wordt en daarmee betrokken blijft.

Interview

Een interview kan een prachtig alternatief zijn voor een presentatie. Zeker als je weinig tijd hebt om een presentatie voor te bereiden, maar wel erg graag je boodschap wilt vertellen. De congresorganisatie heeft als belang het publiek een afwisselend programma voor te schotelen. Om die reden wisselen ze presentaties graag af met een interview. Interviews zijn vooral geschikt voor persoonlijke (emotionele) verhalen en meningen. Ze werken niet goed als het je doel is informatie over te brengen.

Een interview moet je zeker niet op je af laten komen, dan geef je alle regie uit de hand en kan je achteraf de haren uit je hoofd trekken omdat het niet is gegaan zoals je wilde. Stuur dus vooraf. Doe een suggestie voor de opzet en vertel een mooi verhaal waar de organisatie enthousiast van wordt. Ga er vanuit dat ze het druk hebben, dus alles wat jij al voorbereidt is welkom. Geef tegelijkertijd ook wat ruimte en vraag om input. Anders voelt het voor de organisatie erg opgelegd en ontstaat er weerstand. Ik raad je aan om vooraf telefonisch contact te leggen met de dagvoorzitter en het interview goed door te spreken.

Als het professioneel wordt aangepakt is de werkwijze als volgt: de dagvoorzitter interviewt jou telefonisch. Deze selecteert de meest interessante verhalen en onderdelen en koppelt daar vragen aan. Jij krijgt na afloop van dat gesprek een interview-opzet met de vragen en de bijbehorende verhalen. Daar kun je je vervolgens op voorbereiden. Tijdens het gesprek op het podium moeten jij en de interviewer professioneel blijven en de indruk wekken dat jullie elkaar voor het eerst spreken, met de bijbehorende verbazing en enthousiasme.

DWDD gesprek

Congresorganisatoren zijn dol op het aanhaken op populaire televisie formats. Het ijzersterke De Wereld Draait Door-concept is enorm populair. De sidekick – een (vaste) gast die optreedt als mede-presentator maar daarin een ondergeschikte rol heeft – is een bekend fenomeen. Ik zie hoge ambtenaren die zelf Matthijs en Halina spelen en ze doen het vaak nog best goed ook.

Zelf ben ik als voormalig televisiemaker erg bewust van het feit dat dit programma drijft op een uitstekende (eind)redactie, professionele gasten en een door de wol geverfde presentator. De krenten zijn vooraf uit de pap gevist. Dat wil zeggen: de redactie van het programma houdt voorgesprekken of doet onderzoek en maakt een hele strakke keuze voor gespreksonderwerpen, verhalen die zeker in het programma moeten komen en vragen voor Matthijs die daarop aansturen. De inhoud is sappig, maximaal human interest en actueel. Het is informatief amusement.

Hoe doe je dat na, als je gespreksonderwerp gaat over het anders aansturen van de shared-service organisatie met drie ambtenaren die niet gewend zijn te praten in one-liners en die zich bewust zijn van het feit dat de directeur-generaal ook meeluistert? Er kan van alles tegenzitten: het onderwerp leent zich niet voor infotainment, de gasten zijn wel deskundig maar niet gewend om kort en prikkelend te spreken en ze voelen niet de vrijheid om met scherpe en spannende meningen te komen.

Als je hiervoor gevraagd wordt, zorg dan tenminste dat je puntig en grappig kan zijn over zaken waar je vrijuit over mag spreken.

Hoe beslis je of je hieraan deel wilt nemen?

  • Heb je vertrouwen in de gespreksleider?
  • Is de stelling of het thema interessant voor je?
  • Wie zijn de andere sprekers of tafelgasten?
  • Krijg je genoeg tijd om uit de verf te komen?

Laat het niet op je af komen, maar bereid het in alle gevallen net zo goed voor als voor je presentatie.

Een laatste, of misschien wel eerste, check is, of het interactieve format aansluit bij het doel van je presentatie. In mijn boek Hooggeëerd publiek werk ik met het kleurenmodel. Een van de eerste stappen is dat je bepaalt welke kleur jouw ambitie heeft. In de onderstaande tabel zie je welke gespreksvorm goed past bij welke ambitie.

ambitie

gespreksvorm
rood: overtuigen je komt goed tot je recht in een paneldiscussie of lagerhuisdebat
blauw: informeren kies voor een plek in een forum of een vissenkom
geel: inspireren een DWDD-format of interview past goed bij je
groen: verbinden de vissenkom past dan goed bij je maar ook andere vormen van 1-op- 1 contact (zoals een meet & greet) die ik hier niet heb besproken

Ik hoop dat ik je met deze blog goed heb voorbereid op een rol in een panel of discussie. Veel succes!