De enige vraag die je echt moet beantwoorden – zonder het antwoord op deze vraag hoef je niet eens aan het maken van een presentatie te beginnen, sterker nog, dan is het zonde van de tijd – de enige vraag die je echt moet beantwoorden voordat je überhaupt begint met nadenken over de inhoud van je presentatie is niet waarover ga ik spreken of wat ga ik laten zien of wat wordt mijn openingszin. Nee. De enige vraag die je echt moet beantwoorden is:
Wat wil ik met mijn presentatie bereiken?
Wat wil je dat er na afloop van uw presentatie in de hoofden van je publiek is veranderd? Het antwoord op deze vraag geeft jou en de presentatie focus en energie. Het vergt discipline om er bij stil te staan, want je wilt vast volle kracht vooruit, maar het duidelijk formuleren van het gedroomde resultaat van je verhaal is een investering die je zeker terugverdient.
In drie vragen naar het doel
Deze drie deelvragen helpen om het van de presentatie doelen helder voor ogen te krijgen:
1) Wat moeten ze weten?
Dit gaat over de kennis die je wilt overbrengen. Bijvoorbeeld: “Ze kennen de voordelen van de nieuwe contractvorm”. Als dit het belangrijkst is, is de presentatie vooral informatief. Als je het doel formuleert houd het dan niet bij ‘kennis overbrengen’, maar beschrijf zo precies mogelijk wat deze kennis dan is.
2) Waarvan moeten ze overtuigd zijn?
Dit gaat over de mening van je publiek die je wilt beïnvloeden. Bijvoorbeeld: “Het is beter om voortaan het secretariaat te delen met de inkoopafdeling”. Als dit het hoofddoel is, krijgt de presentatie een overtuigend karakter. Kies je argumenten met zorg en benoem die ook. Deze argumenten geven straks vorm aan je presentatie.
3) Wat moeten ze doen?
Dit gaat over de actie die je wilt bewerkstelligen. Bijvoorbeeld: “Ze schrijven zich in voor het vrijwilligersprogramma”. In dit geval werk je toe naar een activerende presentatie. Als je een actie beschrijft, kies er dan een die haalbaar is binnen de gegeven situatie. Als je pitcht voor investeerders dan is “stort € 10.000 op onze rekening” geen haalbare actie. Bedenk een overzichtelijke actie die niet te veel gevraagd is, maar wel een duidelijke stap richting het einddoel is. Bijvoorbeeld: “[…] komt naar me toe en maakt een afspraak” of “[…] komt later in de middag naar mijn workshop”.
Informeren, overtuigen of activeren?
Niet alle vragen vereisen een antwoord. Het kan zijn dat je helemaal niet wilt aanzetten tot actie of andere standpunten. In dat geval is het primair je doel om kennis over te brengen en als dat goed is gelukt, bent je tevreden. Vraag jezelf dan wel af, wat je als spreker toe voegt ten opzichte van een tekst die mensen kunnen lezen.
Je ambitie kan ook op een ander vlak liggen: je hebt een duidelijke mening en vindt het van belang om anderen hierin mee te krijgen. Dit maakt de presentatie spannender. Er staat iets op het spel. Je moet goede argumenten vinden en deze overtuigend over het voetlicht brengen.
Maar ik vermoed dat je, als je er even bij stil staat, ook zal ambiëren dat mensen iets gaan dóen.
(niet zo netjes dat ik hierbij aan jouw hooggeëerd publiek refereer als ‘ze’; maar het is omwille van de bondigheid)
Maak een verlanglijstje
Zou het niet geweldig zijn als iedereen straks….. Je mag hier de teugels even laten vieren en bedenken wat je echt graag zou willen bereiken met je presentatie. En pas op, hier ligt de innerlijke criticus op de loer om je tot bescheidenheid te manen. Tegen die criticus zou ik dan zeggen: “het is een verlanglijstje. Ik weet dat ik niet alles ga krijgen, maar ik mag het wel vragen”. Dus of het nu om informeren, overtuigen of activeren gaat: sta jezelf toe om ambitieus te zijn. Natuurlijk zul je je ook moeten verplaatsen in de behoeften van de toehoorders, maar deze stap, waarin je bedenkt wat voor jezélf belangrijk is, mag je niet overslaan.
Post-it Mission Statement
Schrijf tot slot, samenvattend, in klare taal, het doel op, je mission statement.
- Pak een pen en een post-it en schrijf in één zin op wat je met deze presentatie wilt bereiken.
- Begin met de woorden: “Na mijn presentatie zal het publiek…“ (vul hier je ambitie in) en plak de post-it op je beeldscherm tijdens het schrijven van het verhaal.
Nu ben je klaar voor de volgende stap: “hoe ga je dit doel bereiken?”
Deze laatste vraag beantwoord ik in het hoofdstuk ‘route’. Ik laat je zien hoe je bij verschillende soorten publiek een presentatie opbouwt waarmee je je doel bereikt.