Het lijkt tegenwoordig wel alsof een presentatie pas interessant is, als er videofragmenten inzitten. Dat is natuurlijk niet zo, maar het kan zeker een welkome aanvulling of afwisseling zijn. In dit artikel begin ik met een praktijkvoorbeeld waar het fout liep, en daarna bespreek ik nog wat valkuilen en uiteraard hoe jij die kunt voorkomen.

De eerste scene van de speelfilm ‘O brother where art thou’: drie aan elkaar geketende mannen in gevangenistenue vluchten door de maisvelden richting de spoorlijn. De aankomende trein rijdt langzaam en de mannen willen een openstaande wagon in springen. George Clooney gaat voorop. Wat er dan gebeurt en het gesprek dat tussen de mannen volgt over leiderschap is echt hilarisch en veelzeggend.

Leuk om een bijeenkomst over ketensamenwerking te starten met dit fragment en al helemaal als de bijeenkomst plaatsvindt in een voormalige Utrechtse gevangenis. Het was even zoeken hoe het fragment goed te laten starten, maar na een hoop gepuzzel in functies van een nieuwe versie van PowerPoint leek het allemaal toch goed te werken.
Leek. Want tijdens de bijeenkomst startte het fragment keurig, maar werd het geluid niet versterkt. Het publiek moest het doen met het geluid van de laptop en de tekst ging grotendeels langs hen heen. De geplande lach viel dus niet.

Die start, goed overdacht en goed verpakt, viel in het water. Voor de directeur was dat extra vervelend, omdat hij in stukken van zijn openingsverhaal aan deze scene refereerde. Een scene waarvan niemand de echte betekenis had meegekregen. Overigens: als er een technicus tijdens de bijeenkomst aanwezig was geweest, was dit vast niet gebeurd.

Aftrap, afwisseling of afleiding

Met een video kan je een knallende start maken of juist zorgen voor afwisseling. Variatie is cruciaal om de zaal betrokken te houden bij je verhaal. Een videofragment is dan niet alleen een mooie afwisseling voor je toehoorders, het is ook een moment om zélf even op adem te komen, je speaker notes te bekijken en de tijd te checken.

Maar wat laat je dan zien?

De gouden regel hier is: laat alleen met video zien wat je niet zelf kunt vertellen op het podium. Video moet daar een aanvulling op zijn. Als het geen directe bijdrage levert aan het bereiken van je doelstelling, verdient het geen plek in jouw presentatie (en dat geldt niet alleen voor video’s).

Gebruik van video met goede redenen…

  • Een animatie die een ingewikkeld proces veel sneller en beeldender uitlegt dat jij ooit zou kunnen. De kwaliteit van de informatieoverdracht neemt op deze manier toe en je houdt tijd over voor andere zaken.
  • Een video die de situatie in de buitenwereld toont. “We werken op een gezondheidscentrum in Addis Abeba. Ik wil jullie laten zien hoe we daar ons vak uitoefenen.” Je zou heel veel kunnen vertellen over de situatie daar, maar een video laat in een oogopslag zien wat er aan de hand is. En de impact van deze beelden is groter.
  • Een testimonial op video van een patiënt, een tevreden klant, een leerling. Je kunt zelf heel enthousiast zijn over je werkwijze, maar het maakt uiteraard meer indruk als een ander dat doet.

En met slechte redenen..

Ik ben geen fan van ‘inspirerende video’s’ zoals een quote van Mandela of de nieuwe promotievideo van de organisatie. Ik hoor liever de spreker zelf een inspirerend of enthousiast verhaal vertellen over zijn organisatie. Een video met die functie maakt voor mij duidelijk wat de spreker zelf niet voor elkaar weet te krijgen en dat ervaar ik als een zwaktebod.

Let hierop als je met video gaat werken

  • Controleer of je de video in het openbaar mag vertonen. Er kunnen auteursrechten op zitten.
  • Check de beeldkwaliteit van de video. Als je deze in een grote zaal op een groot scherm vertoont, moet de resolutie hoog zijn. Overleg over de technische eisen met de congresorganisatie.
  • Hetzelfde geldt voor de geluidskwaliteit. Check ook of er in de zaal waar je spreekt goede speakers zijn om dat geluid voldoende te versterken.
  • Zorg dat de video goed ge-embed is in je presentatie en neem de video nog apart mee voor de zekerheid.
  • Als je een fragment van een video laat zien, kort die het vooraf in. Dus niet in zijn geheel vertonen en dan op een bepaald moment de stop-knop indrukken. Dat eb ik zelf wel eens gedaan en dat pakte echt slecht uit.
  • Zorg ervoor dat het licht in de zaal uit gaat als je het fragment vertoont, voor de grotere impact. En laat het daarna weer aandoen, zodat jij zelf weer in the spotlight staat.

Grrrrrr!

Weet je wat hoog in de top 5 staat van de grootste pijnpunten van congresorganisatoren? Een spreker die 10 minuten voor zijn presentatie een USB stick op tafel gooit en dan tijdens zijn presentatie, als de video het niet doet, de techniek de schuld geeft. Dan ontploffen ze van binnen. Logisch. Ze worden indirect beschuldigd van onprofessioneel gedrag, kunnen zich niet verdedigen en ook niet aanvallen. De spreker is hier onprofessioneel. Niet de organisatie.

Dus lever je presentatie met video ruim op tijd in, zodat de congresorganisatie en de technische mensen kunnen zorgen dat alles in orde is. Inclusief het geluid. Dan komt het vast goed. Maar denk voor de zekerheid na over plan B: wat je zegt of doet als je fragment de mist in gaat. Be prepared!